حساب‌ های دریافتی (Accounts Receivable) به مجموعه مبالغی گفته می‌شود که مشتریان به شرکت بدهکار هستند. این بخش در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code فقط یک لیست ساده از فاکتورها نیست، بلکه یک چرخه کامل مدیریت مطالبات را پوشش می‌دهد.

در نرم‌ افزار حسابداری AF Code، ماژول AR شامل این موارد است:

• مدیریت اطلاعات مشتریان
• ایجاد، ویرایش، صدور و ابطال فاکتورهای فروش
• ثبت و مدیریت پرداخت‌ های مشتریان
• تخصیص و لغو تخصیص پرداخت به فاکتورها
• مدیریت نوت‌ اعتباری (Credit Note)
• گزارش‌گیری سن مطالبات (Aging Report)

برای شرکت‌ های فعال در افغانستان، مدیریت دقیق حساب‌ های دریافتی اهمیت دوچندان دارد؛ زیرا جریان نقدی بسیاری از کسب‌وکارها به دریافت به‌موقع مطالبات وابسته است. شرکت AF Code با طراحی ماژول AR بومی‌سازی‌ شده، نیازهای خاص بازار افغانستان را پوشش داده است.

در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code، هر مشتری با این اطلاعات ذخیره می‌شود:

• کد مشتری: شناسه یکتای هر مشتری در سیستم
• نام و نام خانوادگی/نام شرکت: اطلاعات هویتی
• ایمیل و تلفن: راه‌های ارتباطی
• شماره مالیاتی: برای شرکت‌ های رسمی در افغانستان
• سقف اعتبار: حداکثر مبلغ قابل‌ قبول برای فروش اعتباری
• وضعیت فعال/غیرفعال: کنترل دسترسی به فروش

صفحه مدیریت مشتریان در نرم‌ افزار حسابداری AF Code امکان جستجو، فیلتر، ویرایش گروهی و مشاهده تاریخچه تراکنش‌ های هر مشتری را فراهم می‌کند. این داده‌ها در دیتابیس حسابداری با سایر ماژول‌ها مانند فروش، دریافت و انبار یکپارچه هستند.

۱. ایجاد فاکتور (Draft)

قبل از ایجاد فاکتور، سیستم ابتدا باز بودن دوره مالی را بررسی می‌کند. سپس فاکتور با وضعیت پیش‌نویس (Draft) ساخته می‌شود. شماره فاکتور به‌صورت موقت ثبت می‌گردد تا پس از صدور، شماره نهایی اختصاص یابد.

در این مرحله، ارز فاکتور و نرخ تبدیل به ارز پایه (AFN) resolve می‌شود. ردیف‌ های فاکتور اضافه شده و جمع کل (Total) محاسبه می‌گردد.

۲. ویرایش فاکتور

فقط فاکتورهای در وضعیت پیش‌نویس (Draft) قابل ویرایش هستند. با تغییر ارز، نرخ تبدیل به‌روزرسانی شده و ردیف‌ها دوباره محاسبه می‌شوند.

۳. صدور فاکتور (Issue/Finalize)

اگر فاکتور در وضعیت Draft باشد و حداقل یک ردیف داشته باشد، وارد موتور ثبت حسابداری (Posting Engine) می‌شود. در این مرحله:

• سند حسابداری با نوع ArInvoice در دیتابیس حسابداری ثبت می‌شود
• وضعیت فاکتور به صادرشده (Issued) تغییر می‌کند
• شماره نهایی فاکتور اختصاص می‌یابد

۴. ابطال فاکتور (Void)

ابطال فاکتور فقط زمانی مجاز است که فاکتور هیچ پرداختی نداشته باشد. عملیات ابطال نیز از طریق Posting Engine انجام شده و سند معکوس در دیتابیس مدیریت حسابداری ثبت می‌شود.

ثبت پرداخت

برای ثبت پرداخت مشتری در سیستم AF Code، این مراحل طی می‌شود:

• بررسی باز بودن دوره مالی
• انتخاب روش پرداخت (نقدی، انتقال بانکی، کارت، موبایل‌مانی)
• ثبت مبلغ پرداختی با ارز مربوطه (AFN، USD و...)
• ذخیره با وضعیت در انتظار (Pending)
• مبلغ اعمال‌شده (Applied Amount) ابتدا صفر است و کل مبلغ در فیلد مبلغ تخصیص‌نیافته (UnappliedAmount) ذخیره می‌شود

ابطال پرداخت

پرداخت فقط زمانی قابل ابطال است که هیچ تخصیصی به فاکتورها نداشته باشد (Applied Amount = 0). پس از ابطال، وضعیت پرداخت به Voided تغییر می‌کند.

تمام این عملیات در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code با حفظ یکپارچگی ارجاعی انجام می‌شود.

اعمال تخصیص (Allocate)

هنگام تخصیص پرداخت به فاکتور، دیتابیس حسابداری AF Code این کنترل‌ها را انجام می‌دهد:

• پرداخت در وضعیت Void نباشد
• مبلغ تخصیص مثبت باشد
• مبلغ تخصیص از UnappliedAmount پرداخت بیشتر نباشد
• فاکتور در وضعیت Void نباشد
• ارز فاکتور و پرداخت یکسان باشد
• مبلغ تخصیص از مانده (Balance) فاکتور بیشتر نباشد
• در صورت استفاده از Credit Note، مانده آن کافی باشد

پس از تأیید، همزمان مانده‌ها در جدول Payment و Invoice (و در صورت نیاز Credit Note) به‌روزرسانی می‌شود. این عملیات در یک تراکنش دیتابیس انجام می‌گردد تا یکپارچگی داده‌ها حفظ شود.

لغو تخصیص (Unallocate)

در لغو تخصیص، همان اثرها به‌صورت معکوس برگردانده می‌شود:

• افزایش مانده فاکتور
• افزایش UnappliedAmount پرداخت
• بازگردانی مانده Credit Note (در صورت وجود)

ایجاد و ویرایش Credit Note

برای ایجاد Credit Note در سیستم AF Code، ابتدا باز بودن دوره مالی بررسی می‌شود. Credit Note می‌تواند به یک فاکتور اصلی متصل باشد یا مستقل ایجاد شود. وضعیت اولیه پیش‌نویس (Draft) و مبلغ مانده (RemainingAmount) برابر با مبلغ کل (TotalAmount) است.

صدور Credit Note (Post)

Credit Note فقط از وضعیت Draft به Issued منتقل می‌شود. اگر به فاکتور اصلی متصل باشد، بخشی از مبلغ آن به‌طور خودکار روی همان فاکتور اعمال می‌گردد.

ابطال Credit Note (Void)

اگر Credit Note قبلاً در تخصیص‌ها استفاده شده باشد، ابطال مجاز نیست. در صورت ابطال، اثرات قبلی روی فاکتور اصلی برگشت داده می‌شود.

اعمال Credit Note به فاکتور

شرایط اعمال Credit Note:

• Credit Note در وضعیت Issued باشد
• مشتری Credit Note با مشتری فاکتور یکسان باشد
• مانده Credit Note و مانده فاکتور کافی باشد

گزارش سن مطالبات یکی از مهم‌ترین خروجی‌های دیتابیس حسابداری برای مدیریت جریان نقدی است. در نرم‌ افزار حسابداری AF Code:

• فقط فاکتورهای باز (Balance > 0 و غیر Void) وارد محاسبه می‌شوند
• سن مطالبات از تاریخ سررسید (یا تاریخ فاکتور) تا تاریخ گزارش (AsOfDate) محاسبه می‌شود
• خروجی به تفکیک مشتری و bucketهای سنی ارائه می‌شود

مدیریت Aging Bucketها

Bucketها بازه‌های سنی مطالبات را تعریف می‌کنند؛ مثلاً:

• جاری (۰-۳۰ روز)
• معوق ۳۱-۶۰ روز
• معوق ۶۱-۹۰ روز
• معوق +۹۰ روز

این bucketها در دیتابیس مدیریت حسابداری با قابلیت ترجمه (برای شرکت‌های چندزبانه در افغانستان) ذخیره می‌شوند.

در نرم‌ افزار حسابداری AF Code، ماژول حساب‌ های دریافتی شامل این صفحات است:

• مدیریت مشتریان (Customers): CRUD کامل با مجوزهای View/Manage
• فاکتورهای مشتری (CustomerInvoices): فیلترهای پیشرفته + عملیات Issue/Void از لیست
• ایجاد فاکتور (CustomerInvoices/Create): دو حالت Create Draft و Create+Issue
• پرداخت‌های مشتری (CustomerPayments/Create): ثبت پرداخت + جستجوی مشتری/بانک
• تخصیص پرداخت (CustomerPayments/Allocate): نمایش پرداخت، فاکتورهای باز هم‌ارز، تخصیص و لغو تخصیص
• صفحه تجمیعی تخصیص (PaymentAllocation): لیست پرداخت‌های تخصیص‌نیافته، لیست فاکتورهای باز، لیست allocationها
• نوت‌ اعتباری (CreditNotes): لیست، Post، Void و صفحه Apply
• مدیریت bucketها (AgingBuckets): تعریف بازه‌های سنی مطالبات

تمام این صفحات با دیتابیس مدیریت حسابداری در ارتباط هستند و تغییرات بلافاصله در سیستم اعمال می‌شود.

در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code، این اعتبارسنجی‌ها در لایه Validation پیاده‌سازی شده‌اند:

• اعتبار داده‌های مشتری: یکتا بودن کد مشتری، معتبر بودن شماره تماس و ایمیل
• اعتبار ردیف‌های فاکتور: وجود حداقل یک ردیف، مثبت بودن مقادیر
• اعتبار پرداخت: مثبت بودن مبلغ، وجود مشتری معتبر
• الزام حساب بانکی: برای روش پرداخت BankTransfer، انتخاب حساب بانکی اجباری است
• اعتبار تخصیص/لغو تخصیص: رعایت تمام قوانین کسب‌وکار ذکر شده
• اعتبار Credit Note: عدم تجاوز از مبلغ فاکتور اصلی
• اعتبار Aging Bucket: عدم تداخل بازه‌ها

این اعتبارسنجی‌ها تضمین می‌کنند که داده‌های ذخیره‌شده در دیتابیس حسابداری همیشه معتبر و قابل‌اعتماد باشند.