ثبت سند یعنی یک رویداد مالی را به‌صورت دوطرفه در دیتابیس حسابداری AF Code وارد کنیم. هر ثبت سند از دو بخش اصلی تشکیل شده است: طرف قرضدار (Debit) و طرف بستانکار (Credit). در مدل دامنه پروژه AF Code، برای هر خط سند دو فیلد جداگانه تعریف شده است: DebitAmount و CreditAmount. هر خط سند به یک حساب متصل می‌شود و مجموع مبالغ قرضدار باید با مجموع مبالغ بستانکار برابر باشد. این همان اصل بنیادین حسابداری دوطرفه است که در نرم‌ افزار حسابداری AF Code با دقت پیاده‌سازی شده است.

در سیستم AF Code، ثبت سند بدون داشتن این پیش‌نیازها ممکن نیست:

۱. چارت حساب‌ها (Chart of Accounts)

اولین قدم، داشتن یک چارچوب برای حساب‌هاست. چارت حساب‌ها ساختار کلی را مشخص می‌کند و حساب‌ها درون آن تعریف می‌شوند. برای آشنایی بیشتر، مقاله حساب‌ها چیست؟ را مطالعه کنید.

۲. حساب‌ها (Accounts)

بعد از چارت حساب، نوبت به تعریف حساب‌های عملیاتی می‌رسد: صندوق، بانک، فروش، هزینه‌ها و... . در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code، هنگام ایجاد حساب، حتماً باید ChartOfAccountsId معتبر وجود داشته باشد و کد حساب تکراری نباشد.

۳. دفتر روزنامه (Journal)

دفتر روزنامه دسته‌بندی سندهاست؛ مثل روزنامه عمومی، روزنامه بانک، روزنامه تعدیلات. در پروژه AF Code، برای هر دفتر روزنامه کد و نام یکتا تعریف می‌شود. مقاله دفاتر روزنامه را برای اطلاعات بیشتر ببینید.

برای ثبت یک سند در سیستم AF Code، این مراحل را به ترتیب طی کنید:

مرحله ۱: ایجاد چارت حساب‌ها

ابتدا باید چارچوب حساب‌ها را داشته باشید. در سرویس، ایجاد حساب بدون چارت حساب معتبر ممکن نیست.

مرحله ۲: ایجاد حساب‌ها

سپس حساب‌های مورد نیاز را تعریف کنید. در درخواست ایجاد حساب، ChartOfAccountsId اجباری است و در سرویس هم چک می‌شود: چارت حساب وجود داشته باشد و کد حساب تکراری نباشد.

مرحله ۳: ایجاد دفتر روزنامه

دفتر روزنامه (Journal) را ایجاد کنید. در پروژه برای Journal هم کد و نام تعریف می‌شود و یکتا بودن کد کنترل می‌گردد.

مرحله ۴: ایجاد سند روزنامه (Journal Entry)

در این مرحله: سند به یک دفتر روزنامه وصل می‌شود (JournalId)، تاریخ سند ثبت می‌شود، خطوط سند اضافه می‌شوند (هر خط = یک حساب + مبلغ قرضدار/بستانکار). در سرویس: اول وجود دفتر روزنامه چک می‌شود، باز بودن دوره مالی تاریخ سند بررسی می‌شود و برای هر خط، وجود حساب کنترل می‌گردد. مقاله اسناد روزنامه جزئیات بیشتری دارد.

مرحله ۵: بررسی توازن سند

مهم‌ترین قانون حسابداری اینجا اجرا می‌شود: مجموع قرضدار (Debit) = مجموع بستانکار (Credit) و هر دو باید بزرگتر از صفر باشند. این دقیقاً در سیستم با متد ValidateBalancedEntryAsync پیاده شده است.

مرحله ۶: ثبت نهایی سند (Post)

پس از توازن: وضعیت سند از Draft به Posted می‌رود، تاریخ ثبت نهایی ذخیره می‌شود، مجموع قرضدار/بستانکار روی خود سند ثبت می‌شود. اگر دوره مالی بسته باشد، Post اجازه داده نمی‌شود.

در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code، برابری مجموع قرضدار و بستانکار یک اصل انکارناپذیر است. دلایل آن عبارتند از:

در نرم‌ افزار حسابداری AF Code، متد ValidateBalancedEntryAsync همین شرط را بررسی می‌کند. در زمان Post اگر مجموع‌ها برابر نباشند، سیستم خطای JournalEntryNotBalanced را نمایش می‌دهد.

همه مثال‌های زیر در دیتابیس حسابداری AF Code قابل اجرا هستند و برای کسب‌وکارهای افغانستان کاملاً کاربردی می‌باشند.

مثال ۱: فروش نقدی

فرض کنید کالایی به مبلغ ۱۰,۰۰۰ افغانی به صورت نقد فروخته شد.

• صندوق ← قرضدار (Debit) ۱۰,۰۰۰ افغانی
• فروش ← بستانکار (Credit) ۱۰,۰۰۰ افغانی

جمع قرضدار: ۱۰,۰۰۰ | جمع بستانکار: ۱۰,۰۰۰ ✅ (مساوی)

مثال ۲: پرداخت کرایه دفتر از بانک

فرض کنید کرایه دفتر به مبلغ ۵,۰۰۰ افغانی از طریق بانک پرداخت شد.

• مصارف کرایه ← قرضدار (Debit) ۵,۰۰۰ افغانی
• بانک ← بستانکار (Credit) ۵,۰۰۰ افغانی

جمع قرضدار: ۵,۰۰۰ | جمع بستانکار: ۵,۰۰۰ ✅ (مساوی)

مثال ۳: صاحب سرمایه پول وارد شرکت کرد

فرض کنید ۵۰,۰۰۰ افغانی به صندوق شرکت اضافه شد.

• صندوق ← قرضدار (Debit) ۵۰,۰۰۰ افغانی
• سرمایه مالک ← بستانکار (Credit) ۵۰,۰۰۰ افغانی

جمع قرضدار: ۵۰,۰۰۰ | جمع بستانکار: ۵۰,۰۰۰ ✅ (مساوی)

مثال ۴: خرید تجهیزات نسیه

فرض کنید تجهیزات اداری به مبلغ ۲۰,۰۰۰ افغانی به صورت نسیه خریداری شد.

• تجهیزات (دارایی ثابت) ← قرضدار (Debit) ۲۰,۰۰۰ افغانی
• حساب پرداختنی تأمین‌کننده ← بستانکار (Credit) ۲۰,۰۰۰ افغانی

جمع قرضدار: ۲۰,۰۰۰ | جمع بستانکار: ۲۰,۰۰۰ ✅ (مساوی)

در تمام این مثال‌ها، شرکت AF Code با طراحی ماژول دفتر کل، ثبت دقیق و بدون خطا را برای کسب‌وکارهای افغانستان امکان‌پذیر کرده است.

در نرم‌ افزار حسابداری AF Code، رعایت این نکات به شما کمک می‌کند اسناد سالم و بدون خطا ثبت کنید:

• قبل از سند، حساب‌ها را درست طراحی کنید: کد حساب و نوع حساب باید درست انتخاب شود. اشتباه در این مرحله، تمام اسناد بعدی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
• هر خط سند باید به حساب معتبر وصل باشد: در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code، اگر حسابی وجود نداشته باشد یا غیرفعال باشد، خطا دریافت می‌کنید.
• مبالغ منفی وارد نکنید: Validator سیستم اجازه مقدار منفی نمی‌دهد. برای برگشت از سند، از روش‌های استاندارد مانند سند برگشتی استفاده کنید.
• قبل از Post، توازن سند را چک کنید: اگرچه سیستم در زمان Post این بررسی را انجام می‌دهد، اما عادت کنید خودتان هم چک کنید.
• همیشه در دوره مالی باز سند بزنید: سرویس ValidateOpenAsync قبل از ثبت سند، باز بودن دوره مالی را بررسی می‌کند. مقاله دوره‌های مالی را برای اطلاعات بیشتر ببینید.

ثبت سند قلب حسابداری است، اما برای درک کامل آن، باید با مفاهیم مرتبط نیز آشنا شوید:

• حساب‌ها چیست؟ — آشنایی با انواع حساب‌ها و نحوه تعریف آنها در دیتابیس حسابداری AF Code
• دفاتر روزنامه — بررسی انواع دفاتر روزنامه و کاربرد هر یک در نرم‌ افزار حسابداری
• اسناد روزنامه — جزئیات بیشتر درباره ساختار اسناد و وضعیت‌های مختلف آنها
• دوره‌های مالی — اهمیت دوره‌های مالی در ثبت اسناد و بستن حساب‌ها

اگر شما این ترتیب را درست رعایت کنید:

1. چارت حساب‌ها
2. حساب‌ها
3. دفتر روزنامه
4. سند روزنامه با خطوط درست
5. توازن قرضدار/بستانکار
6. ثبت نهایی (Post)

آن‌وقت هم سیستم شما تمیز می‌ماند، هم گزارش‌ها دقیق می‌شود، هم خطاهای مالی کم می‌گردد. پروژه AF Code هم دقیقاً همین نظم را اعمال کرده است و برای کسب‌وکارهای افغانستان بسیار مناسب می‌باشد.

در دیتابیس مدیریت حسابداری AF Code، تمام مراحل ثبت سند در یک مسیر حسابرسی‌شده ثبت می‌شود. این ویژگی برای شرکت‌های افغانستان که به شفافیت مالی اهمیت می‌دهند و نیاز به ارائه گزارش‌های دقیق دارند، حیاتی است.

• Journal Entry → ثبت سند / سند روزنامه
• Debit → قرضدار / بدهکار
• Credit → بستانکار
• Post → ثبت نهایی / صدور
• Draft → پیش‌نویس
• Posted → ثبت‌شده / صادرشده
• General Ledger → دفتر کل
• Journal → دفتر روزنامه
• Balanced Entry → سند متوازن
• Chart of Accounts → چارت حساب‌ها / سرفصل حساب‌ها